內部管理系統 AI 助理

山葵組在自家的專案與營運管理系統導入 AI 助理：在後台用對話查詢專案、任務、財務與內容數據並直接產生圖表，建立任務與會議，並由 AI 協助編修報價單、合約、提案與需求文件。所有寫入動作先預覽、確認後才執行，權限沿用既有系統。

從原本到改成

Before / After

案例背景山葵組做了什麼

查一件事要跨好幾個模組篩選、整理

用一句話查詢，結果可直接畫成圖表

報價、合約、提案內容長，手動修改容易漏項

AI 只改有變動的項目，其餘原文保留

報價時程要人工扣除週末與國定假日

日期由系統依工作天與國定假日推算

AI 直接寫入正式資料有風險

寫入前先預覽，確認後才執行

用一句話查詢專案、任務、會議、客戶交付節點、詢價需求、財務傳票與部落格數據。需要比較或看趨勢時，AI 產生互動圖表，直接顯示在對話中。各業務模組把自己的查詢與操作開放給 AI 使用，新增功能不需要改動助理核心。

依對話內容建立或更新任務、批次建立任務、安排會議。系統先列出要建立的內容，確認後才寫入，負責人與期限都能在確認前調整。

AI 只描述要變更的項目，系統把變更套回原始報價，未提及的項目與金額完整保留。工期日期由系統依工作天與國定假日推算，AI 只負責判斷開工日與各階段安排，避免日期越算越偏。

從報價單推算要建立的專案、服務訂單與付款階段，先產生預覽、不寫入任何資料，確認後一次建立，省去在多個模組重複輸入。

合約可參考已綁定的報價單內容；提案與需求文件可用對話方式分析、補問。圖片與文件都能上傳作為參考，AI 會整理出需要再向客戶確認的地方。

AI 只能存取使用者本身有權限的資料，每位使用者的對話各自獨立。每次使用都留下紀錄，包括發起人、功能、模型與用量，方便追蹤與控管成本。